Conditions générales

Les présentes conditions régissent l’accès à la plateforme ByUsage Pay et son utilisation. La création d’un compte vaut acceptation sans réserve. Le service s’adresse exclusivement à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Les dispositions du droit de la consommation ne s’appliquent pas.

La plateforme est éditée par ByUsage, société par actions simplifiée unipersonnelle en cours d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés de Paris, dont le siège est situé à Paris, France, représentée par son président Amir Redjem. Jusqu’à l’immatriculation, les engagements sont souscrits au nom et pour le compte de la société en formation, conformément à l’article L. 210-6 du code de commerce, et seront repris par celle-ci. Les mentions complètes figurent dans les mentions légales.

La plateforme est un logiciel de paie. Elle couvre la collecte des variables, le calcul des bulletins par application de la convention collective et de la réglementation en vigueur, le dépôt de la déclaration sociale nominative, la remise des bulletins dans un coffre-fort numérique et la restitution des écritures de paie.

Le client demeure l’employeur et reste seul responsable de ses bulletins, de ses déclarations et de ses obligations sociales. Il valide chaque bulletin et chaque déclaration avant émission. L’éditeur fournit l’outil, le moteur de calcul et la mise à jour légale et conventionnelle qui le tient à jour. Il n’intervient pas comme mandataire du client auprès des organismes et n’exerce aucune activité réservée à la profession d’expert-comptable.

Elle ne tient pas la comptabilité générale du client et ne délivre aucun conseil juridique ou social personnalisé. Elle ne porte pas davantage le recrutement, les entretiens ni la formation. Les écritures de paie sont transmises à l’expert-comptable du client dans un format intégrable.

Le client désigne un administrateur, responsable de la création des comptes et de l’attribution des rôles. Il garantit l’exactitude des informations fournies et la confidentialité des identifiants. Toute action réalisée depuis un compte est réputée effectuée par son titulaire.

Un même compte peut administrer plusieurs entreprises, qu’elles partagent ou non des salariés. Chaque entreprise porte son propre abonnement, son propre moyen de paiement et sa propre facture. Elle tient son propre effectif, ses propres bulletins et ses propres déclarations. Seule la franchise d’essai s’apprécie au niveau du compte, dans les conditions de l’article 4.

Le client informe ses salariés du traitement de leurs données dans la plateforme, conformément à ses obligations d’employeur.

L’abonnement d’une entreprise s’ouvre gratuitement jusqu’au premier jour du mois suivant le mois prochain, sans carte bancaire, sur les données réelles du client et sur l’ensemble des fonctionnalités du produit. Selon la date d’ouverture, l’essai court donc entre trente et soixante jours.

Cet essai est attaché au compte et non à l’entreprise. Un compte qui administre plusieurs entreprises n’en dispose que d’une seule fois, toutes entreprises confondues. Il ne se renouvelle pas, ni par la création d’entreprises supplémentaires, ni après résiliation puis réouverture. L’éditeur peut le refuser aux comptes multiples ouverts par une même personne ou pour une même entreprise.

À la fin de l’essai, l’abonnement se poursuit aux conditions de l’article 5. Si aucun moyen de paiement n’a été enregistré, il est suspendu dans les conditions de l’article 6.

L’abonnement est facturé 10 € HT par salarié inscrit et par mois, sans part fixe, sans montant minimum et sans frais de mise en service. Ce tarif est unique et s’applique à l’identique quel que soit l’effectif. Il n’existe ni palier, ni remise de volume, ni grille négociée. La veille légale et conventionnelle est comprise.

Est compté tout salarié inscrit à l’effectif d’une entreprise du client dans le logiciel. Le décompte se fait par entreprise. Une même personne inscrite à l’effectif de deux entreprises compte pour deux salariés. Ne sont jamais comptés, quel que soit leur nombre, les gestionnaires de paie, les administrateurs, les managers qui valident les variables, et l’expert-comptable du client en accès externe.

Chaque personne n’est comptée qu’une fois par mois et par entreprise. Une entrée à l’effectif en cours de période est facturée immédiatement, au prorata des jours qui restent avant le premier du mois suivant. Une sortie n’ouvre droit à aucun remboursement ni avoir, et l’effectif facturé baisse au renouvellement suivant. Réintégrer avant ce renouvellement une personne déjà comptée dans le mois n’entraîne aucune facturation supplémentaire.

Les prix s’entendent hors taxes, la TVA au taux en vigueur s’y ajoute.

La facturation est mensuelle et intervient d’avance, le premier jour de chaque mois civil, sur l’effectif constaté ce jour-là et pour le mois qui commence. Une facture est émise par entreprise. Les entrées en cours de mois font l’objet d’un prélèvement distinct au jour de l’entrée.

Le paiement s’effectue par prélèvement automatique sur le moyen de paiement enregistré. Il appartient au client de le maintenir valide.

Si le prélèvement du renouvellement échoue, l’abonnement de l’entreprise concernée est résilié de plein droit le jour même, sans relance, sans mise en demeure et sans autre formalité. La facture impayée est annulée dans le même mouvement. Aucune somme ne reste due, aucune pénalité n’est appliquée et aucun recouvrement n’est engagé. Le service étant entièrement automatisé et en libre service, le client peut rouvrir un abonnement à tout moment depuis son compte, aux conditions en vigueur ce jour-là.

La résiliation pour impayé suspend immédiatement l’ensemble des accès à l’entreprise concernée, y compris l’accès des salariés à leur coffre-fort numérique. Les données ne sont ni modifiées ni supprimées, et tout est rétabli dès la réouverture d’un abonnement. Le client, seul employeur et responsable de traitement, fait son affaire de l’information de ses salariés sur cette conséquence et des obligations qui lui incombent à leur égard, notamment au titre de l’article L. 3243-2 du code du travail.

Le client conserve en toute hypothèse le droit d’exporter l’intégralité de ses données dans les conditions de l’article 7.

L’abonnement est conclu sans engagement de durée.

Il court par période mensuelle et se reconduit tacitement d’une période sur l’autre tant que le client ne le résilie pas.

La résiliation s’effectue à tout moment depuis le compte, ou par courrier électronique à contact@byusage.com. Elle prend effet à la fin de la période en cours, sans préavis ni indemnité. La période entamée, déjà prélevée à son premier jour, reste due et n’est pas remboursée.

À la résiliation, le client dispose de trente jours pour exporter l’intégralité de ses données. Passé ce délai, elles sont supprimées, sauvegardes comprises à l’expiration de leur cycle de rétention.

L’éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service. Les opérations de maintenance planifiées sont annoncées à l’avance et évitées entre le 25 du mois et le 5 du suivant, période de clôture de la facturation des clients.

Un engagement de niveau de service formalisé est proposé au-delà de deux cents salariés inscrits.

Le support est assuré par courrier électronique, avec une réponse sous vingt-quatre heures ouvrées. La reprise des cumuls et des compteurs en cours d’exercice est accompagnée, sans frais.

• Fournir des données exactes, notamment la convention collective applicable, les contrats, les taux accident du travail et les cumuls repris, dont dépend l’exactitude des bulletins.
• Ne pas tenter de contourner les limitations techniques, ni de porter atteinte à l’intégrité du service.
• Respecter ses obligations d’employeur et de responsable de traitement à l’égard de ses salariés.

L’éditeur est tenu d’une obligation de moyens. Il ne saurait être tenu responsable des conséquences de données erronées saisies ou paramétrées par le client, ni des décisions de gestion, de facturation ou de paie prises à partir des restitutions.

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de l’éditeur est limitée au montant des sommes effectivement versées par le client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d’affaires, de marge ou de clientèle, ne donnent pas lieu à indemnisation.

Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité. Un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est signé à la demande.

L’éditeur concède un droit d’usage personnel, non exclusif et non cessible de la plateforme, pour la durée de l’abonnement. Les données saisies restent la propriété exclusive du client.

Toute modification substantielle est notifiée trente jours avant son entrée en vigueur. Le client qui la refuse peut résilier sans pénalité jusqu’à cette date.

Les présentes conditions sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Paris, ressort du siège social de l’éditeur, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.